Штампы и печати: помощники в делопроизводстве

Штампы и печати – незаменимые инструменты в работе любой организации. Они позволяют быстро и легко заверить документы, подтвердить их подлинность и защитить от подделки.

В чем же разница?

• Печать – это инструмент с круглой формой, на котором содержится информация о компании: название, ИИН, адрес и логотип. Она обладает юридической силой и используется для самых важных деловых бумаг, таких как договоры, приказы, соглашения.
• Штамп – более универсальный инструмент. Он может иметь любую форму (круглую, квадратную, прямоугольную, треугольную) и служит для ускорения оформления документов. На нем обычно указывается конкретная информация, например, ФИО руководителя, отдел организации, "копия верна".

Чем же они полезны?

• Экономия времени: С помощью штампов можно быстро проставить реквизиты компании, дату, ФИО руководителя и другие необходимые данные.
• Защита от подделки: Уникальный оттиск печати служит подтверждением подлинности документа и защищает его от несанкционированного изменения.
• Соблюдение делового этикета: Использование штампов и печатей придает документам законченный и профессиональный вид.

Основные характеристики

Качество и чёткость оттиска печати или штампа зависят от нескольких факторов:

• Состояние элементов: все составные части должны быть исправны, без дефектов.
• Состав краски: используйте чернила, подходящие для выбранного материала печати/штампа и поверхности, на которой будет сделан оттиск.

По характеру своей работы определите какой тип инструмента вам подойдет:

• Готовые оттиски. Применяются для большого количества одинаковых документов ("Копия верна", "Оплачено" и т.д.), отличаются быстротой и простотой использования. Из минусов - ограниченный выбор текстов и невозможность внести изменения.
• Самонаборные штампы. Позволяют создавать уникальные тексты, универсальны, с возможностью персонализации. ОДНАКО, требуют времени на набор текста.

Обратите внимание также и на другие характеристики:

• Форма оттиска: Круглая, прямоугольная или треугольная
• Размеры: Диаметр круглого оттиска может быть 25, 30, 40, 45, 50 мм. Размер прямоугольного оттиска 25Ч4, 26Ч12 и др.
• Вид оснастки: Ручная и автоматическая
• Материал оснастки: Металл и пластмасса
• Количество кругов для самонаборных печатей: 1; 1,5; 2, 2,5
• Количество строк самонаборных штампах: 3,4,5,6,7

Выбор материала

Материал печати или штампа напрямую влияет на его функциональность, долговечность и стоимость.

1. Резиновые печати

• Высокая детализация: с помощью лазерной гравировки можно создать точные и сложные изображения.
• Подходят для творчества: можно использовать для нанесения узоров и принтов.
• Доступные варианты: вулканизация удешевляет производство.

Из минусов - относительно высокая стоимость.

2. Полимерные печати

• Износостойкие: выдерживают большие нагрузки и давление.
• Доступная цена: производство не занимает много времени.

НО! Не рекомендуется использовать спиртовые чернила.

3. Металлические печати (латунь, алюминий, сталь). При своей высокой стоимости из всех представленных, являются:

• Прочными: подходят для работы с плотными материалами (картон, пленка).
• Долговечными: служат долгие годы.

4. Флеш-печати

• Не требуют штемпельной подушки: краска уже находится внутри.
• Быстрое высыхание оттиска.
• Не растекаются.

НО! Обладают ограниченной детализацией.

5. Традиционные деревянные штампы: применяются в декоративных целях, а также для создания ретро-стиля. Такие штампы могут быть сделаны вручную и отличаются уникальностью каждого экземпляра.

Рекомендации

1. Для делопроизводства: подойдут полимерные или резиновые варианты.
2. Для творчества: лучше всего использовать из резины.
3. Для работы с плотными материалами: необходима металлическая печать.
4. Для удобства и мобильности: флеш-печать станет оптимальным выбором.

Типы печатей и штампов по назначению

Данные инструменты классифицируются не только по материалу, из которого они изготовлены, но и по их назначению:

1. Корпоративная печать (основная печать компании) используется для заверения важных документов, договоров и официальных писем,  проставляется на финансовой отчетности, такой как счета и чеки. На ней отображается название компании, юридический адрес, ИИН.
2. Индивидуальные печати
   • Личного пользования: используется физическими лицами для подписания документов, особенно в случаях, когда требуется личная идентификация.
   • Индивидуальная предпринимательская печать: нужна индивидуальным предпринимателям (ИП) для заверения бумаг, связанных с их деятельностью.
3. Для учреждений
   • Школьные и университетские печати: используются для заверения дипломов, аттестатов, свидетельств.
   • Печати государственных учреждений: незаменимы для заверения официальных документов и бумаг в различных государственных структурах. Оттиск содержит элементы государственной символики, например герб. Также содержание клише строго регламентировано.
4. Для юридических лиц (нотариусы, адвокаты, юристы). Проставляются для заверения юридических и нотариальных документов (расписок, завещаний, распоряжений, доверенностей, договоров купли/продажи)
5. Печати и штампы для медицинских учреждений (для врачей, лабораторий). Используются для заверения рецептов, медицинских справок, больничных листов, результатов анализов и других лабораторных справок.
6. Другие специализированные штампы
   • Адресные: содержат адресную информацию и используются для быстрого заполнения конвертов или документов.
   • Датеры: штампы с датой, необходимые для отметки даты на документах.
   • Нумераторы: штампы с последовательной нумерацией, нужны для учета документов, билетов и других объектов.
   • Рекламные: для нанесения рекламной информации на различные поверхности.
   • Декоративные: используются в рукоделии, скрапбукинге и других декоративных целях.
   • Регистрационные: используются для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, документов.
   • Контрольные: наносятся для пометки проверенных документов, товаров или других объектов.

Оснастка печатей

Оснастка – это устройство или механизм, в который устанавливается клише (гравированная часть печати или штампа, на которой отображается оттиск). Оснастка предназначена для удобства использования, а также для улучшения качества и четкости оттиска.

• Позволяет легко и быстро наносить оттиски на документы или другие поверхности.
• Защищает клише от повреждений и износа, что продлевает срок службы печати.
• Обеспечивает равномерное давление на клише, что позволяет получать четкие и качественные оттиски.

Ручные оснастки:

• Классические. Простые устройства, которые требуют ручного нанесения краски и оттиска. Используются для небольших объемов работы.
• Автономные. Имеют встроенную подушку с краской, что облегчает процесс нанесения и улучшает качество оттиска

Автоматические оснастки:

• Самонаборные. Оснастки с автоматическим механизмом, которые позволяют легко наносить оттиски без необходимости повторного нанесения краски.
• С поворотным механизмом: Оснащены поворотным механизмом, который позволяет менять клише или добавлять дополнительную информацию на оттиск.