Штампы и печати: помощники в делопроизводстве
Штампы и печати – незаменимые инструменты в работе любой организации. Они позволяют быстро и легко заверить документы, подтвердить их подлинность и защитить от подделки.
В чем же разница?
- Печать – это инструмент с круглой формой, на котором содержится информация о компании: название, ИИН, адрес и логотип. Она обладает юридической силой и используется для самых важных деловых бумаг, таких как договоры, приказы, соглашения.
Штамп – более универсальный инструмент. Он может иметь любую форму (круглую, квадратную, прямоугольную, треугольную) и служит для ускорения оформления документов. На нем обычно указывается конкретная информация, например, ФИО руководителя, отдел организации, "копия верна".
Чем же они полезны?
- Экономия времени: С помощью штампов можно быстро проставить реквизиты компании, дату, ФИО руководителя и другие необходимые данные.
- Защита от подделки: Уникальный оттиск печати служит подтверждением подлинности документа и защищает его от несанкционированного изменения.
- Соблюдение делового этикета: Использование штампов и печатей придает документам законченный и профессиональный вид.
Основные характеристики
Качество и чёткость оттиска печати или штампа зависят от нескольких факторов:
- Состояние элементов: все составные части должны быть исправны, без дефектов.
- Состав краски: используйте чернила, подходящие для выбранного материала печати/штампа и поверхности, на которой будет сделан оттиск.
По характеру своей работы определите какой тип инструмента вам подойдет:
- Готовые оттиски. Применяются для большого количества одинаковых документов ("Копия верна", "Оплачено" и т.д.), отличаются быстротой и простотой использования. Из минусов - ограниченный выбор текстов и невозможность внести изменения.
Самонаборные штампы. Позволяют создавать уникальные тексты, универсальны, с возможностью персонализации. ОДНАКО, требуют времени на набор текста.
Обратите внимание также и на другие характеристики:
- Форма оттиска: Круглая, прямоугольная или треугольная
- Размеры: Диаметр круглого оттиска может быть 25, 30, 40, 45, 50 мм. Размер прямоугольного оттиска 25Ч4, 26Ч12 и др.
- Вид оснастки: Ручная и автоматическая
- Материал оснастки: Металл и пластмасса
- Количество кругов для самонаборных печатей: 1; 1,5; 2, 2,5
- Количество строк самонаборных штампах: 3,4,5,6,7
Выбор материала
Материал печати или штампа напрямую влияет на его функциональность, долговечность и стоимость.
1. Резиновые печати
- Высокая детализация: с помощью лазерной гравировки можно создать точные и сложные изображения.
- Подходят для творчества: можно использовать для нанесения узоров и принтов.
- Доступные варианты: вулканизация удешевляет производство.
Из минусов - относительно высокая стоимость.
2. Полимерные печати
- Износостойкие: выдерживают большие нагрузки и давление.
- Доступная цена: производство не занимает много времени.
НО! Не рекомендуется использовать спиртовые чернила.
3. Металлические печати (латунь, алюминий, сталь). При своей высокой стоимости из всех представленных, являются:
- Прочными: подходят для работы с плотными материалами (картон, пленка).
- Долговечными: служат долгие годы.
4. Флеш-печати
- Не требуют штемпельной подушки: краска уже находится внутри.
- Быстрое высыхание оттиска.
- Не растекаются.
НО! Обладают ограниченной детализацией.
5. Традиционные деревянные штампы: применяются в декоративных целях, а также для создания ретро-стиля. Такие штампы могут быть сделаны вручную и отличаются уникальностью каждого экземпляра.
Рекомендации
- Для делопроизводства: подойдут полимерные или резиновые варианты.
- Для творчества: лучше всего использовать из резины.
- Для работы с плотными материалами: необходима металлическая печать.
- Для удобства и мобильности: флеш-печать станет оптимальным выбором.
Типы печатей и штампов по назначению
Данные инструменты классифицируются не только по материалу, из которого они изготовлены, но и по их назначению:
- Корпоративная печать (основная печать компании) используется для заверения важных документов, договоров и официальных писем, проставляется на финансовой отчетности, такой как счета и чеки. На ней отображается название компании, юридический адрес, ИИН.
- Индивидуальные печати
- Личного пользования: используется физическими лицами для подписания документов, особенно в случаях, когда требуется личная идентификация.
- Индивидуальная предпринимательская печать: нужна индивидуальным предпринимателям (ИП) для заверения бумаг, связанных с их деятельностью.
- Для учреждений
- Школьные и университетские печати: используются для заверения дипломов, аттестатов, свидетельств.
- Печати государственных учреждений: незаменимы для заверения официальных документов и бумаг в различных государственных структурах. Оттиск содержит элементы государственной символики, например герб. Также содержание клише строго регламентировано.
- Для юридических лиц (нотариусы, адвокаты, юристы). Проставляются для заверения юридических и нотариальных документов (расписок, завещаний, распоряжений, доверенностей, договоров купли/продажи)
- Печати и штампы для медицинских учреждений (для врачей, лабораторий). Используются для заверения рецептов, медицинских справок, больничных листов, результатов анализов и других лабораторных справок.
- Другие специализированные штампы
- Адресные: содержат адресную информацию и используются для быстрого заполнения конвертов или документов.
- Датеры: штампы с датой, необходимые для отметки даты на документах.
- Нумераторы: штампы с последовательной нумерацией, нужны для учета документов, билетов и других объектов.
- Рекламные: для нанесения рекламной информации на различные поверхности.
- Декоративные: используются в рукоделии, скрапбукинге и других декоративных целях.
- Регистрационные: используются для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, документов.
- Контрольные: наносятся для пометки проверенных документов, товаров или других объектов.
Оснастка печатей
Оснастка – это устройство или механизм, в который устанавливается клише (гравированная часть печати или штампа, на которой отображается оттиск). Оснастка предназначена для удобства использования, а также для улучшения качества и четкости оттиска.
- Позволяет легко и быстро наносить оттиски на документы или другие поверхности.
- Защищает клише от повреждений и износа, что продлевает срок службы печати.
- Обеспечивает равномерное давление на клише, что позволяет получать четкие и качественные оттиски.
Ручные оснастки:
- Классические. Простые устройства, которые требуют ручного нанесения краски и оттиска. Используются для небольших объемов работы.
- Автономные. Имеют встроенную подушку с краской, что облегчает процесс нанесения и улучшает качество оттиска
Автоматические оснастки:
- Самонаборные. Оснастки с автоматическим механизмом, которые позволяют легко наносить оттиски без необходимости повторного нанесения краски.
- С поворотным механизмом: Оснащены поворотным механизмом, который позволяет менять клише или добавлять дополнительную информацию на оттиск.